传真怎么发才正确（熟练操作办公设备必备技能）

100次浏览发布时间：2024-08-14 11:47:22

现代技术发达，新式的办公设备层出不穷。作为职场的优秀员工，你除了具备最基本的专业技能，还要拓宽自己的技能面，能熟练使用各种办公设备。下面就介绍一些电脑、复印机、传真机的使用方法。

1.电脑的使用

在政府机关或公司的办公室中，基本上都配备了电脑。办公室许多日常工作已离不开电脑。电脑正在给办公室带来一场革命，实现办公自动化、信息化，提高了办公效率，减轻了工作量，使员工能够更好地为本单位、本公可服务和工作。尤其是网络为办公室开辟了一个崭新的时代、一定程度上实现办公室的网络化。

（1）学会正确地使用电脑。不要让电脑因你的错误操作而遭受损失，如丢失文件等。

（2）与他人共用电脑时，要与他人协调好电脑的使用时间、应根据任务量的轻重缓急区别对待。

（3）给打印机装满纸，换好色带，补足空白软盘。

（4）筒易的放障，可以自己修理。不能修理时，应找有关修理人员来。

（5）未经允许，不要使用别人的磁盘或登录密码，不要偷看别人的文件。注意机密文件的保密。

（6）清理好自己的文件，及时更改你的软盘标签，这样可以提高工作效率。

（7）不要在病毒发作日使用电脑，否则可能损害计算机和丢失所信息。

（8）不要在工作时间玩电脑游戏。

（9）当工作结束后，应保持环境和设备的整洁，以便后面的人继续使用。

2.复印机的使用

使用复印机须注意以下几点：

（1）一般说来，先到者先用。如果两个人同时到达，复印量少的先用。

（2）如果别人仅复印一两页，而你的工作量很大，应让他先复印。如果你去复印时，别人正在大量复印，你可以请求让你先复印一两页。

（3）完成一项巨大的复印工作后，应检查复印纸，如有必要应予补充。

（4）不要用复印机复印私人文件，除非使用自己的纸，还要趁休息时间复印，而且应该确认这种做法是符合办公室的规定的。

（5）进行必要的维护，诸如更换碳粉或处理卡纸的问题。如果不知道怎样处理，应请别人来帮助处理。不要把问题留给下一个使用者。

（6）用完后不要忘记重新设备复印机，一般设置尺寸为A4型。

3.传真机的使用

传真在远程通信方面可取代邮递，其所含的信息量又远远大于电能达的。收发传真时，有下列的使用规则：

（1）选择好发传真的时间，以有利于工作为原则。为节省费用，发长途传真时可选择清早或吃午饭时间。

（2）当接收方的传真设备为多人共用时，应事先给收件人去电话，告诉他什么时间发去传真。未经对方同意不能擅自发传真，否则是无礼的表现。

（3）使用有本公司名称的公文纸，在第一页前加传真封面，列出收件人姓名、传真号、电话号码以及所在部门的名称，发送人的姓名、传真号、电话号码以及所在部门名称以及传送文件页数等信息，还应包括发送的时间和日期、是否急件等。

（4）如果要传送图片，应选择黑白的，彩色的传真效果不好。

（5）如果你要发传真时，发现已有一份传真，应将它放在收件箱或交给本人，不是给你的传真就不要乱翻。

（6）更换色带，加满纸。如维修时，可以找有关人员。